7 nasvetov, kako se zaščiti pred slabimi naročniki in varno poslovati

kako se zaščiti pred slabimi naročniki

Čeprav sta osnovi dobrega poslovnega odnosa tudi korektnost in fair-play, se v praksi pokaže, da se vsi tega ne držijo. Zato se lahko zgodi, da oblikovalec ostane brez plačila za ustrezno opravljeno delo. Besedne vojne so v takšnem primeru lahko dolgotrajne in naporne, če se izvajalec pred sodelovanjem ni zaščitil. In kaj lahko v primeru sodelovanja s slabimi naročniki naredimo, da do tega ne bi prišlo?

Pogodba je “filter” pred slabimi naročniki

Sodelovanje brez pogodbe je naivna odločitev, sploh z naročniki in zunanjimi sodelavci, ki jih še ne poznamo. Kljub ustnim obljubam, ki jih mnogi naročniki ponujajo pred izvedbo, se moramo zaščiti s pogodbo. Zapisanega kasneje nihče ne bo mogel “pozabiti” ali zanikati. Obojestransko podpisana pogodba o sodelovanju je glavni dokument, ki vključuje obojestranske dolžnosti in zahteve, opis izvajalčevih storitev, rok izvedbe ter znesek, način in rok plačila. Pametno je vključiti tudi avtorstvo, saj se kasneje skoraj vedno zaplete, ko naročnik sam poseže v avtorsko delo in ga iznakazi. Natančnejših podatkov o barvah, izbiri tipografije in ostalih rešitvah se v pogodbo praviloma ne piše, saj so napisani v projektni specifikaciji, ki je ločen dokument.

Predplačilo je pogoj

Skorajda ni slabšega občutka, ko za korektno zaključen projekt, naročnik naročenega ne plača. Predplačilo je delujoč pristop, ki loči resnega naročnika od neresnega. Predplačilo je redna praksa v oglaševalskih agencijah in oblikovalskih studiih. Brez predplačila ni zagotovila, da bo izvajalec, za korektno izvedeno delo po pogodbi, prejel plačilo. Vnaprejšnja plačila zagotavljajo tudi pokrivanje tekočih stroškov, kar se še posebej pozna pri dolgoročnih projektih, ki lahko trajajo nekaj tednov ali mesecev. Najpogostješa načina predplačila sta 50 % vrednosti ob podpisu pogodbe in 50 % po zaključeni izvedbi ter 1/3 vrednost ob podpisu pogodbe, 1/3 vrednosti, ko je izvedba na polovici in 1/3 po zaključku izvedbe. Kaj pomeni zaključen projekt, mora biti zabeleženo v pogodbi.

Potrjevanje in postavljanje meja

Zbirka anonimnih prispevkov zgodb med naročniki in oblikovalci

V pogodbo, ki jo naročnik in izvajalec podpišeta pred začetkom izvedbe projekta, napišeta vse kar morata upoštevati obe strani. Kljub temu se zgodi, da naročnik po izvedenem delu trdi, da je želel nekaj drugače. Celo to, da se mu je zgodila “krivica” ali pa da projekt “še” ni končan. Brezplačno dodajanje novih opravil s strani naročnika preprečimo s sprotnim potrjevanjem opravil. Tako naročnik sledi poteku realizacije projekta in sproti, s podpisom, potrdi posamezen korak. Naročnik sicer mora imeti možnost dodajanja novih rešitev ali spremembo obstoječih, na nas pa je, da z argumenti postavimo mejo in določimo kaj od želenega spada v dogovorjeno ceno in kaj bo potrebno zaračunati dodatno. Črno na belem zapisane dodatne spremembe in novosti so aneks k pogodbi, ki mora biti podpisan tako s strani naročnika, kot izvajalca. Tak pristop je profesionalen in nas ščiti pred negativnimi posledicami sodelovanja s slabimi naročniki.

Dokumentirana komunikacija

Pogost način sodelovanja s slabimi naročniki je, da se želijo dogovarjati izključno po telefonu, saj je tak način neizsledljiv. Najpogostejši izgovor je, da so zasedeni in da nimajo časa. Če takšnega naročnika sprejmemo, moramo VEDNO po telefonskem pogovoru poslati povzetek dogovorjenega s ceno ter zahtevati potrdilo pred izvedbo. Brez potrjevanja ne izvršujte nalog. Povzetki in dokumentirana komunikacija je transparenten način poslovanja za obe strani, prepreči pa tudi nevšečnosti, ki se lahko zgodijo, če pride do zapleta pri plačilu.

“Zaupanje si bomo vedno pridobili z delujočimi argumenti, ki so posledica upoštevanja uporabniške izkušnje.”

Dokumentirana komunikacija zavaruje izvajalca, tudi ko je v projekt začasno vključil rešitev ali element (npr. nov logotip), ki ga naročnik ni plačal, ga pa kjlub temu uporablja. V takšnem primeru je potrebno pisno (e-pošta) obvestiti naročnika in mu poslati račun. Še vedno pa ima naročnik možnost, da v roku, ki ga določi izvajalec, neplačano odstrani. Sicer lahko upravičeno zahtevate izvršbo.

Kaj pa izvedba rešitve pred odločitvijo o sodelovanju, brez plačila?

Video prikazuje razloge, zakaj je špekulativno delo neproduktivno

Vam bo ahitekt izrisal načrt za novo hišo brezplačno zato, da se boste lahko odločili, če boste z njim sodelovali? Ali pa kuhar skuhal kosilo, da se boste kasneje odločili, če ga boste plačali? Zagotovo ne. Kljub temu, še vedno obstaja možnost sodelovanja s slabimi naročniki, ki “želijo pred podpisom pogodbe” prejeti več izvedenih rešitev, na podlagi katerih se bodo odločili za sodelovanje in ocenili, če izvajalec razume njihove želje in zahteve. Tak način je za izvajalca zelo rizičen, saj se naročnik ne zaveže, da bo za narejene rešitve nakazal denar.

““Všeč mi je” ali “ni mi všeč” še nikoli nista bila argument, po katerem bi se odločali katera rešitev deluje in katera ne””

Zato je pametno, da rešitev ponudimo v pisni obliki kot ponudbo, ki vključuje opis rešitve, ceno in rok izvedbe. Najboljši način, da pridobimo dovolj informacij o projektu je, da se o željah in pričakovanjih stranke dogovorimo na sestanku ali preko video-klica. Če smo z naročnikom že sodelovali, lahko za manjše projekte izpraševanje opravimo tudi po e-pošti. Več o škodljivosti špekulativnega dela (spec work) si preberite na nospec.com.

Javni razpisi

Podobno kot je navedeno zgoraj, se dogaja tudi v javnih razpisih. In zakaj je tak način dela neproduktiven in škodljiv? Ker se naročnik v okviru svojega (ne)znanja, sam zase odloči za rešitev zato, ker mu je nekaj zgolj všeč. Naročniki s pomočjo javnih razpisov prejmejo več rešitev od različnih izvajalcev, brez predhodne dvosmerne komunikacije in stika z izvajalcem. To pomeni, da mora izvajalec ugotoviti, kaj je naročniku všeč, ne pa zastaviti rešitev, ki bo delovala njihovi odjemalcem, ki jim “dajejo” denar. To tudi pomeni, da za porabljen čas in znanje nihče od sodelujočih, razen enega (če), ne prejme plačila za ponujene rešitve.

Kdaj je bolje reči “Ne” in naročnika + projekt zavrniti?

Odličen primer so “pametni” in nezaupljivi naročniki, ki se postavijo v vlogo vodje. Če ga še niste doživeli, deluje takole:

  • ima občutek, da vse zna, nima pa nobene reference,
  • ima vse razdelano v glavi, nima pa časa, da bi to zapisal (kaj šele ustvaril),
  • je trdno prepričan, da je to kar si je zamislil najboljša rešitev zanj, ker mu je to zelo všeč,
  • potrebuje izvajalca, da ga bo vodil, da naredi tisto, kar si je zamislil,
  • je nespoštljiv in “vsemogočen”.

To je specifična skupina zelo težkih naročnikov, ki se v primeru sodelovanja skoraj vedno izkažejo za slabo odločitev. Sploh, če nimajo nadrejenega ali pa jim le-ta pusti proste roke. Takšnega naročnika je nemogoče izobraziti. Pogosto se zgodi, da ponujajo “dober” buđet, kar jim daje manevrski prostor za manipulacijo in črpanje vašega znanja ter časa. Vse to še pred podpisom pogodbe, ker se morajo prepričati, če ste res “tapravi”.

Če se s takšnim naročnikom vseeno odločite sodelovati, obvezno in dodatno zaračunavajte svetovalno uro in to takoj, ko zaznate, da tudi po drugem sestanku niste prišli do specifikacije opravil ali briefa. Naročniku že na začetku obrazložite, da sestanki niso brezplačni.

Tak primer je zaradi “dobrega” buđeta skoraj vedno usoden, saj se na koncu izkaže, da ne izvajate rešitve, ampak delo po naročilu, ki se konstantno spreminja, ker ni nikoli definirano. Takšni naročniki so nevarni tudi zaradi dolgotrajnosti projekta in finančno neugodni. Skoraj zagotovo pa se tak projekt konča s konfliktom, saj ste že na začetku dovolili, da vas naročnik vodi, s tem pa ste razvrednotili svojo vlogo v projektu. Izvajalec ste na koncu vi, tudi če ste izvajali delo po naročilu, kar pomeni, da bo vsa graja slabe izvedbe padla na vas, zapletlo pa se bo tudi pri plačilu.

Nič od omenjenega pod tem naslovom se ne splača. Zato nikar ne podcenjujte svoj občutek, ki vam pravi, da nekaj ni v redu. Če dvomite ali bi projekt oziroma naročnika sprejeli, je to znak, da nekaj ni v redu. Nespoštljivemu naročniku je bolje v mirnem tonu reči “Ne” in oditi naprej.

In še za konec

Zgornji nasveti niso v pomoč samo izvajalcem – oblikovalcem, ampak tudi naročnikom. Omogočajo okolje za transparentno sodelovanje, definirajo vlogo naročnika in izvajalca ter zagotavljajo okolje za dobro izvedbo projekta. Lahko jih preberete in vključite v svoj način dela, lahko pa počakate, da jih doživite. Izkušnje s slabimi naročniki so grenke, ampak učinkovite, če smo iz njih kaj naučili 🙂

Deli z ostalimi na: